„Document city“ aprašymas

Dokumentų valdymo sistema – tai IT produktas, kuris susistemina darbo procesus, susijusius su dokumentais.
Tai lanksti dokumentų valdymo sistema, kuria lengva ir patogu naudotis. Nebelieka problemų, kai darbuotojas išeina iš darbo, jo visi dokumentai ir projektai lieka išsaugoti dokumentų valdymo sistemoje, taigi jo patirtis ir kompetencija perduodamos naujam darbuotojui. Dingsta nesusipratimai ir konfliktinės situacijos dėl dokumentų redagavimo, nes sistema parodo kas, ką ir kada keitė ar atliko kitus veiksmus. Ši dokumentų valdymo sistema turi labai veiksmingą paieškos modulį, logišką struktūrą ir vartotojų teisių valdymą. „Document City“ turi archyvavimo galimybę. Ypač svarbu, kad ši dokumentų valdymo sistema taupo Jūsų įmonės laiką ir išlaidas. Sistema veikia pasirinktinai tiek lietuvių, tiek anglų kalbomis. Jūsų dokumentai Jums bus pasiekiami iš bet kurio pasaulio taško interneto naršyklės pagalba.

Finansinė nauda
Kiekvienas dokumento parengimas, paieška, išsaugojimas užtrunka, ir tai įmonei kainuoja. Su šia sistema taupomi pinigai ir laikas, kitaip tariant, sistema atsiperka ir padeda uždirbti. Taip pat įmonė nepraranda sukauptos patirties, o tai atsitinka dėl darbuotojų kaitos ir kitų aplinkybių.
Įmonei tokia sistema reikalinga, kai su dokumentais dirba daugiau negu 5 darbuotojai, kai yra skirtingų lygių dokumentai, kuriuos gali peržiūrėti ar redaguoti ne visi darbuotojai, ir kt. Esant didesniems dokumentų ir kitų failų kiekiams (Microsoft Word, Excel, nuotraukos, PDF aprašymai ir kt.), jų paieška ir aprodorojimas tampa sudėtingu procesu, kuris imlus laikui, o tai didina įmonės sąnaudas, taip prarandami pinigai.

• Darbas tampa našesnis, efektyvesnis ir greitesnis
• Supaprastinamas svarbios informacijos panaudojimas versle
• Užtikrinamas žinių išsaugojimas
• Kiekvienas vartotojas turi apibrėžtas teises
• Apie aktualius įvykius vartotojas gauna pranešimus el. paštu
• Taupomas laikas ir išlaidos

Įvairios sistemos sąvybės

• Ši sistema valdoma per interneto naršyklę, todėl dokumentai ir kita informacija pasiekiama iš bet kurio pasaulio taško, jeigu vartotojas turi prisijungimo duomenis
• Jeigu yra papildomi reikalavimai, pritaikoma kiekvienam klientui individualiai: dizainas, struktūra, papildomos funkcijos ar savybės
• Sistema dirba su visomis interneto naršyklėmis (Internet Explorer, Mozilla, FireFox, Opera ir kt.)
• Maloni išvaizda, visada matomi paaiškinimai ir pagalba
• Tvarkingas ir sistemingas darbuotojų darbas
• Vartotoją, grupes, skyrius sukuria ir redaguoja administratorius
• Vartotojas prie sistemos prisijungia autorizacijos būdu: įvesdamas vartotojo vardą ir slaptažodį
• Vartotojui prisijungus, sistema parodo visą jam aktualią informaciją, naujienas, redaguojamus jo dokumentus ir kt.
• Pagal priskirtas teises, vartotojai gali įdėti, redaguoti ar peržiūrėti dokumentus, nuotraukas ar kito pobūdžio informaciją
• Visi veiksmai su dokumentu yra registruojami ir matomi jo istorijoje
• Vartotojas, norėdamas redaguoti dokumentą, nurodo priežastį ir iki jis neatliks grąžinimo, konkretaus dokumento negali keisti kiti vartotojai
• Yra galimybė archyvuoti dokumentus, kurie bus pasiekiami per paiešką
• Dokumentai gali turėti META duomenis, kurie palengvina paiešką
• Yra galimybė komentuoti ir diskutuoti apie konkrečius dokumentus
• Greitas veikimas, archyvavimas, dokumentų kontrolė
• Sistema gali būti įdiegta dedikuotame serveryje duomenų centre arba Jūsų įmonės vidiniame serveryje

Darbo scenarijai
Prieš įdiegdama, UAB „IT City“ aprašo ir išanalizuoja Jūsų įmonės veiklos procesus. Pošių pasiruošiamųjų darbų yra pateikiami darbo scenariai, kurie, naudojant dokumentų valdymo sistemą, padės kontroliuoti organizacijos veiklą. Šis IT produktas gali būti naudingas beveik visiems įmonės darbuotojams, jeigu jų darbo vietoje yra kompiuteris.

Programinė ir techninė įranga
„Document City“ gali būti įdiegta Jūsų įmonės vidiniame serveryje arba mūsų serveryje esančiame duomenų centre. Produktas sukurtas naudojant PHP programavimo kalbą ir duomenų bazę MySQL.

Kainodara ir terminai
Bazinė sistemos versija paruošiama, įdiegiama ir apmokama naudotis per 5–10 darbo dienų.

Sistema įdiegta

• UAB „Teisės ir Verslo Grupė“
• UAB „MG Holding“
• UAB „Fizinės Apsaugos Centras“
• UAB „Melsta“
• Innovative Business Academy
• Ir kt.